ファクス業務の煩雑さやリスクを手軽に解消!さまざまな現場で活躍する「Easyファクス」

2017年12月より提供を開始した複合機向けペーパーレスアプリケーション「Easyファクス」。おかげさまで多くの業界・業種の方々から引き合いをいただいています。今回は「Easyファクス」導入のメリットをいくつかの事例をもとにご紹介いたします。

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ゼロにはできないファクス業務──紙出力のメリットを生かし、デメリットをなくす

ファクス業務は現在でも多業種多分野にわたって利用されています。特に受発注業務での活用が顕著です。例えば小売業の個人商店などでは、注文書のやり取りはファクスが一番手軽で機能的。しかし、ファクスの運用には、紛失や管理の煩雑さなどいくつかの不便さやリスクが伴います。その解決策としてサイオステクノロジーが提供しているのが、「Easyファクス」です。
「Easyファクス」は、受信ファクスを電子化し、リネーム処理しながらフォルダーごとに振り分けて保存までを自動化する複合機向けペーパーレスアプリケーション。一番のおすすめのポイントは、リネームやフォルダー生成が自動化されているので、運用や導入に手間や面倒がほとんどかからない点です。

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ファクス業務が日常的な企業では、電子化やペーパーレス化に大きな関心を寄せています。多くが「バックアップの必要性」と「検索性の向上」を、その導入効果として求めています。ただ、ファクス出力を完全に止めて大がかりな業務改革をしようという話ではなく、紙出力は続けるけれど、トレーサビリティを上げるためにも、後々の検索性が重要なので、電子化を進めるといったニーズが多いのです。また、紙出力のみの運用だと、紛失の危険性も高くなります。バックアップとして、受信ファクスが必ずデータ化されていれば、安心感が違います。また、自動振り分けされれば、他の出力に紛れ込む心配もありません。
ただし、ペーパーレス化に取り組んでも結局、紙運用に戻ってしまうというケースが多いのも事実。その原因は、運用や導入が面倒だったり、別の業務フローが発生したり、ルール統一が図れなかったりで、なかなか社員に浸透しないため。そのハードルを低くしたいと「Easyファクス」は、開発されました。

開発のキーワードは「手軽に!簡単に!」

「『Easyファクス』は、『お手軽・簡単』をモットーに開発を始めました」と商品企画から携わるサイオステクノロジー 第1事業部 SIOS Apps事業企画部 アクティングマネージャーの堀井 理絵は説明します。
「機能的に高度なファクス電子化ソフトはいくつか存在しています。それらのソフトは、複雑でハイレベルな利用が可能なのですが、導入にも運用にも設定が難しく、システム的な専門知識が必要です。いろいろ出来過ぎて、使う側も事前に細かいファクス利用のルールを決めなければならず、販売する側も営業担当だけでは提案が難しく、専任担当に頼らざるを得ない状況です。また、MFP(複合機)本体にもペーパーレスファクス機能は、標準搭載されています。こちらは例えば、受信データが入るフォルダーを事前に作成しておかねばならないなど、やれることが限定的で不足を感じる部分が多い...。MFP標準機能と専門ソフトとの中間、ある程度自分たちの使い勝手に合わせられて、簡単に転送したり、リネームしたり、バックアップできたら...というユーザーのニーズに応えるため『Easyファクス』は生まれたのです」と堀井は開発の経緯を振り返ります。

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サイオステクノロジー 第1事業部 SIOS Apps事業企画部
アクティングマネージャー 堀井 理絵

「Easyファクス」は導入が容易な、非常にシンプルなソフトウェア。ユーザー側で設定しなければならない部分は少なく、普段のMFPの操作の延長線上で使いこなせます。
例をひとつ挙げるとファイル名やフォルダー名をMFP本体に設定済みのアドレス帳の名前を自動で取得してくる機能。「Easyファクス」なら本体のアドレス帳をメンテナンスしておけば、自動でリネームされて、フォルダーも発信元ごとや受信年月日ごとなどに自動生成され、手間なく運用できます。
反対に、社内のルールに沿ったファイル名にリネームさせる設定も「Easyファクス」なら簡単です。発信元の情報に紐づけて、MFPのタッチパネルでボタンを選んでいけば、ファイル名やフォルダー名の組み合わせを指定できます。非常にわかりやすいインターフェイスなので、複合機を使い慣れた人なら、違和感なく操作できます。

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ファイル名設定編集画面。付けたい順番にボタンを押すだけで設定できる
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基本設定のフォルダー構成設定画面。おすすめ設定が用意されている

外出先からファクスを確認。時短とリスクヘッジを手軽に実現

「Easyファクス」は、ファクス受信データのどこでもキャビネットやOffice365への転送が可能なので、外からファクスの内容を確認できる点も大きなメリットです。
「ファクスにしても、手書き文書にしても、名刺にしても電子化の一番大きな効用は "時短" です」とサイオステクノロジーで長年、複合機ソリューションを手掛ける 第1事業部 SIOS Apps事業企画部 グループマネージャーの工藤 憲幸は断言します。「少人数の事務所などでは、スタッフ全員が外出している状態もまれではありません。例えば、外出先でお客様から注文のファクスを送ったとの電話を受けたとき、クラウドにファクスのデータがあれば、内容確認のため、わざわざ事務所に戻る必要はありません。以前は、いったんお客様からの電話を切り、事務所のスタッフへ電話をかけ、ファクスの受信とその内容を確認して教えてもらい、処理の指示を出し、またお客様に電話をかけなおす...といった、二度手間三度手間になっていました。それが、その場で確認・返答ができるので省力化の効果は抜群です。イレギュラーな注文を受けた際の事務処理担当者への指示出しも、外注先から遅滞なく行えるので発注事故防止にもつながります」と工藤は、具体例を挙げて解説します。

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サイオステクノロジー 第1事業部 SIOS Apps事業企画部
グループマネージャー 工藤 憲幸

ある卸業のお客様は、受発注業務で利用しているファクス文書をクラウドサービスへ転送するとともに、会社のPCにもサブ転送し、ダブルで保存。外出先から受注状況を確認できて時短につながっていると、好評をいただいています。
また実際にあったトラブルなのですが、2名体制の営業所の社員がインフルエンザで2名とも出社できなくなったとのこと。急遽ヘルプの人員をいれる際にも、クラウド上の受信ファクスを自宅からでも確認でき、スムーズに業務の指示が出せたというお話でした。業務継続計画(BCP)の一環としても、すぐにでも実行できる「働き方改革」としても、有効な「Easyファクス」なのです。
2018年3月22日には、大塚商会が提供するクラウドサービス「たよれーる どこでもキャビネット」との連携を開始しました。スマートフォンからもファクスデータを確認できるので、さらに利便性が高まるでしょう。

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「たよれーる どこでもキャビネット」のスマホ操作画面イメージ

さまざまな業界で効果を発揮!「Easyファクス」の活用シーン

製造業のお客様の事例としてご紹介したい導入効果では、前回と同じものを発注したいとのリクエストを受け、前回の注文書を探し出すといった場合での活用です。「Easyファクス」なら、顧客ごとに振り分けられたフォルダーから、おおよその日付がわかれば、すぐに該当のデータを検索できます。素早い回答で顧客からの信頼度も上がり、それまでの台帳による管理からは、大幅に所要時間を短縮できました。

会計士や税理士といった士業もファクスのやり取りの多い業界です。会計監査や税務申告などの時期には、特に受信が集中し、大量の書類が送られてくるため、紛失リスクや整理・保存・廃棄などの管理の手間に悩まされるそうです。ある税理士事務所では、紙出力の運用は止めず、電子化データをバックアップとして活用。受信年月によるフォルダー分けで、データの廃棄もまとめてできるようになり、リスク管理と省力化を同時に果たしました。

倉庫・運送業のお客様も依頼書や伝票など日々大量のファクス文書を出力しています。また受信ファクスは一定期間の保存義務があり、そのファイリング作業にも多くの工数がかかっていました。そこで「Easyファクス」を使い、紙出力と同時に年月ごとに自動生成されるフォルダーに一括保存。紙出力は搬入・搬出作業で使用した後、即時に破棄することに。ファイリングと破棄の両方の手間を省きながら、検索性も上がったことで、近い将来は完全なペーパーレス化を目指しているそうです。

また、不動産業のお客様で、複数の部署でファクス機1台を共有、決まった取引先からのファクス受信が大量で、受信文書の保管のルール作りができていなかった事例がありました。「Easyファクス」の自動リネームで、受信ファクスのファイル名の形式が統一され、ファクス文書を確認する作業も容易になり、社員からの評判も上々、スムーズに運用移行が図れました。

診療所から大病院への紹介状送付や予約照会にも、ファクスがよく使われています。大病院側では、多くの診療所から患者さんの紹介状が毎日のように送られてきます。そちらを患者さんの電子カルテに添付するために「Easyファクス」を利用して電子化し、ペーパーレス化を図っています。運用がシンプルなので、「Easyファクス」で導入コストが抑えられたと喜ばれています。

以上のように、それぞれのお客様の運用状況に合わせて、「Easyファクス」は柔軟に適応し、効果を上げています。恒常的な性能の見直しも行われており、2018年3月22日には、「たよれーる どこでもキャビネット」対応と、XDWとテキスト情報付きXDWへの変換機能が追加され、2018年5月には、ファクスの受信をポップアップで通知するフォルダー監視ツールを提供する予定です。
また、サイオステクノロジーでは、あらゆる文書の電子化とその活用をサポートする「Quickスキャン V4」と複合機の操作を画像ログとして保存する情報漏えい対策「Logキャプチャ NX」を提供しています。「Easyファクス」と「Quickスキャン V4」、「Logキャプチャ NX」を連携させることで、複合機周りの業務を総合的に管理でき、劇的な効率化が図れます。
ファクス業務に少しでも不便さを感じ、効率化を図りたいと考えていましたら、ぜひ一度「Easyファクス」について、お問い合わせください!

記事の関連情報

受信ファクスの電子化アプリケーション「Easyファクス」の製品詳細はこちらから
「Easyファクス」についてのお問い合わせはこちらから
紙書類の電子化を進める複合機アプリケーション「Quickスキャン V4」の製品詳細はこちらから
複合機向け画像ログ取得ソリューション「LogキャプチャNX」の製品詳細はこちらから

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