eXtreme Meeting 議事録ドリブンとは
議事録ドリブンとは
議事録ドリブンの会議では、議事録をディスプレイやプロジェクタに投影し、議事録をその場で書きながら進行することによって参加者で議事進行を共有し、会議の終了時点で議事録を完成させてしまいます。
【議事録画面】
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普通の会議では、議事録は会議の数日後に送られてくることが多く、残念ながらほとんど読まれることがありません。次回の会議では、前回の会議内容の確認からはじまり、その時点で参加者の認識が一致せずに新しい議論がなかなか始まらないことすらあります。
議事録ドリブンの会議では、会議中に全員で議事録を作成し、会議の終わりには全員で内容を確認して認識を統一するので、そういった問題は発生しません。
また、議事録ドリブンを実行する事によって、参加者がPCや手元の資料に見入って議論から離れてしまったり、あるいは議論が迷走して本来の話題からそれてしまうといった現象を防ぐことができます。
さらに、SIOS XMを利用することによって、会議が終わった後も議事録ドリブンは続きます。メンバーはSIOS XMの議事録に書かれている結論やToDoに従って仕事を進めていき、次の会議が開催されるまでに事前に議事録をある程度まで作っておくことができます。そして、この未完成の議事録を共同で完成させるのが会議という作業なのです。
ToDo通知メール
SIOS XMによる議事録ドリブン会議が閉会すると、そこで発生したToDoの担当者には、下記の様にToDo登録を通知するメールが送られます。このメールは、ToDoの完了期限が迫ると再度送信され、やるべきことが忘れ去られることを防ぎます。
担当者がメールの文中のURLをクリックするとSIOS XMのToDo管理画面が開くので、そこで作業の進捗や状況を入力し、自分がやるべきことを確実に管理することができます。
ToDo一覧
SIOS XMに登録されたToDoはデータベースで管理されるので、下記の画面の様に担当者や状態、期間などさまざまな条件で絞込検索を行うことができます。さらには全文検索も可能なので、自分が担当するToDo以外も随時状況を確認することができます。この様に、SIOS XMでは個人による管理にとどまらず、メンバー全員でToDoをチェックしながら仕事を進めていくことで、ビジネスの停滞を防いでスピードUPを促します。
