eXtreme Meeting メリット
XMの構成
会議の目的とゴールを全員で明確に共有
SIOS XMで議事録を作成する際には「会議のゴール」の入力が必須となります。
「会議のゴール」は会議中常に表示されていますので、参加者全員がゴールを意識して効率的に議論を行なうことができます。
議論が迷走しない
SIOS XMでは議事録にまず「トピック」を追加し、その中に「意見」を記入しながら会議を進めます。これによって現在何について議論しているかが明確になり、議論の迷走を防ぎます。
結論が出る、結論が明確になる
会議において「意見」と「結論」を区別することは重要です。決定事項について全員の認識が一致していなければ、会議を開催した意味がありません。SIOS XMでは議事録の画面で「意見」と「結論」をわかりやすい色で区別して表示するので、結論があいまいになることが起こりません。
会議が短くなる、または同じ時間で議論がより深く進む
SIOS XMでは議事録を会議の前に作成可能で、各トピックについて参加者が意見やメモをあらかじめ書き込んでおくことができます。従って、会議がある程度進んだ状態で議論を始めることになり、会議の時間が短くなるか、または同じ時間で議論がより深く進むこととなります。
ToDoが確実に実行され、仕事が停滞しない
ToDoを担当者が忘れ去ることが無いよう、SIOS XMではToDoに担当者だけではなく「確認者」を設定します。また、担当者と確認者にはToDoの登録や更新があった際や、期限が迫ったタイミングでメールが送信されるので、自分が関わるToDoを忘れることを防ぐことができます。
さらに、ToDoはデータベースで管理され、担当者が随時進捗を入力することができるとともに、プロジェクトのメンバー全員でToDoの進捗状況を確認することが可能なので、SIOS XMに登録されたToDoは停滞することなく着実に実行されます。
議事録の作成と確認の時間が、不要になる
SIOS XMを使った会議では、終了時に全員が合意した議事録が完成しているので、書記役の人が議事録をあらためて作成する時間や、会議の参加メンバー全員が議事録の内容を確認する時間が不要になります。
議事録の内容をめぐって、議論が再燃する事が無い
議事録の内容について異議が唱えられると、簡単に収集することは非常に難しく、大抵は同じ議論を再び繰り返すこととなります。SIOS XMを使えば会議の終了時に全員が合意した議事録が完成しているので、このような非生産的な状況は発生しません。
ファシリテーター（進行役）としてのスキルを持った人材を養成できる
SIOS XMを使うと、自然と効率的で生産性の高い会議を推進することとなるので、会議の進行役を担う人はファシリテーターとしてのスキルを向上、蓄積できます。組織としてSIOS XMを使い続ければ、有能なファシリテーターを多数養成することが可能です。
全文検索で過去の情報に簡単にアクセスできる
SIOS XMでは議事録、ToDoともにデータベースで管理されますので、さまざまな条件での絞り込み検索はもちろん、全文検索も可能です。従って、過去に遡って議事の内容やToDoの作業内容を簡単に探し出すことができます。
会議のコストをリアルタイムに測定できる
会議コストメーターは、会議にかかっている費用を参加者の人件費から計測しながらタクシーメーターのように表示し、参加者が会議についてコスト意識を持つことによって、会議時間の短縮を促します。
