Google Apps 導入事例　大阪電気通信大学様

大阪電気通信大学は、2009年4月にGoogle Appsを導入した。今回の導入経緯について兼宗氏(大阪電気通信大学医療福祉工学部教授／メディアコミュニケーションセンター システム管理者）は、次のように話す。

「大学では、これまでオープンソースのWebメールシステムを商用化したシステムを使用していた。導入当時は非常に使い勝手のよいWebメールシステムであったが、時代と共により利便性の高いWebメールシステムが登場し、学生からは大学のメールは使い勝手がよくないといった声があった。」

そのような状況の中、Googleをはじめ、いくつかの企業が教育機関向けに無償のメールサービスを開始した。大阪電気通信大学もこれらの無償メールサービスの導入の検討を開始した。

大阪電気通信大学がGmailを採用したポイントについて、辻本氏(大阪電気通信大学メディアコミュニケーションセンター事務室 課長補佐)は次のように語る。

「大学は、4月にアカウントの作成・削除が集中する。卒業生を削除し、新入生を追加するため全学生数の約半分のアカウントの作成・削除を4月に実施しなければならない。新しいメールシステムを採用するに当たり、メールシステムを単独でアカウントを管理していたのでは、運用負担が大きくなってしまう。大阪電気通信大学ではLDAP(Lightweight Directory Access Protocol)でアカウント管理を行っていることから、LDAPとアカウント連携できるようなメールシステムであることが必須要件であった。
その点、Google Appsはサービス開始当初からProvisioning APIという外部アカウントシステムとGoogleApps間のアカウント同期を行うため のAPIが用意されていた。また、サイオスがいろいろな大学でL D A PやActive DirectoryとGoogle Appsのアカウントの連携を行っていたこと を知り、Google Appsであれば、アカウント管理の運用負担を増やすことなく導入できるであろうと確信した。」

Google Appsを導入する際、課題となったことがある。メールの送受信ログである。メディアコミュニケーションセンターでは、これまでメールの未受信、不達の問い合わせに対応するために、メールの送受信ログを記録していた。セキュリティーの観点から考えても、新メールシステムでメールの送受信ログを取得する機能を省くことはできない。

しかし、Gmailの基本機能だけではこの機能を実現することは難しい。
サイオスに相談したところ、メールログ取得のシステムを学内に導入することでGmailでもメールの送受信ログを取得する仕組みは構築可能であると回答を得た。しかし、このようなシステムを導入してしまうと法定点検等で大学が停電のときにメールシステムが使えなくなってしまう。さらに、学内にメールログ収集システムを構築してしまうと、いつでも、どこからでも利用できるというGoogle Appsの魅力が半減してしまうのだ。

そこでサイオスが提供するASP型のメールログ取得サービスを利用することにした。

Google Appsを導入して半年、そのメリットに関して辻本氏は次のように話した。

「旧メールシステムでは、メールの使い方や届いたメールが文字化けを起こしたなどいろいろな質問がメディアコミュニケーションセンターに舞い込んできた。しかし、Gmailに変更してからは、メールシステムに関する問い合わせが非常に少なくなった。」

この点に関して、兼宗氏は 「Gmailは個人でも無償で利用できるメールサービスで、学生達も普段から利用している人が多いのではないか。今まで、課題をこなすために嫌々メールを使っていた学生も、自ら進んで利用するようになったと感じている。」と語った。

Google Appsを利用するメリットは他にもある。

「１つは、導入後数年たってもシステムが陳腐化しないということです。自前で構築したシステムは、導入当初は最先端のシステムであったとしても数年後にはバージョンアップをしないとシステムが陳腐化してしまいます。しかしGoogle Appsは、日々Googleが機能の改修、追加を行っているのでいつまでも世界最先端の技術が利用できます。しかもバージョンアップの度にお金を払う必要はありません。もう１つのメリットは携帯電話から利用できるシステムであることです。近年ほとんどの学生が携帯電話を所有しており、携帯電話から使用できるかできないかで、そのシステムの利用率が大きく変わってしまいます。　Google Appsは、ほとんどの携帯電話から利用することができます。」

一方、デメリットはと聞いたところ、兼宗氏は次のように話した。

「Gmailに移行することによるデメリットはほとんどなかった。 しかし、今まではメールシステムが学内にあったため、機密情報もメールでやり取りする文化がある。元来インターネットメールはそれほど機密性の高いものではない。
メールシステムを学外に出したことを契機に、情報漏洩に関する意識を高めて行くこと、そして情報のやり取りに関する基準を作って行くことが重要である。」